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Gestion de l’information - l’importance de la centralisation

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Solutions HEXcode, S.E.N.C.

NEQ 3366003641

Pour plusieurs entreprises, l’informatisation de leurs données passe par plusieurs logiciels qui répondent tous en partie

à un certain besoin sans vraiment tous les combler :

  1. Fiches de cadenassage (Excel, pdf, Sharepoint)

  2. Routes d’entretien préventive (Fusion)

  3. Création de bons de travail (GuideTi)

  4. Gestion des achats (Oracle)

  5. Gestion des comportements (Fichiers Excel)

  6. Demandes de projets (Fichiers Excel)

  7. Gestion des paye (Kronos)

  8. Gestion des numéros de téléphones et informations d’employés (Fichiers Excel, Outlook)

  9. Suivi des formations (Fichiers Excel)

  10. Données de calibration d’instruments (Fichiers Excel)

  11. Programmation PLC et ventilation, services bâtiment (plusieurs logiciels industriels qui utilisent les noms d’équipement)

  12. Plans d’usine (Autocad ou autres)

  13. Gestion de projets (MS Project)

  14. Gestion de fiches signalétiques (Toxyscan)

  15. etc.



Situation actuelle

Ces nombreux systèmes utilisent très souvent les mêmes données qui sont recopiées manuellement d’un système à l’autre par des employés durant des mois voir même des années de travail.

Les données ne sont pas maintenues à jour dans tous les systèmes simultanément car ils n’ont pas de liens directs entre eux.

Avec le roulement de personnel en augmentation dans les entreprises, l’information est de plus en plus éparpillée et désordonnée.

Maintenir les données à jour dans tous ces systèmes devient donc un travail très difficile à gérer puisque les responsables de chacun de ces systèmes ne sont pas toujours les mêmes.


Les gestionnaires d’entreprise doivent enregistrer plusieurs informations quelque part et ils ont besoin d’un outil efficace pour le faire.


N'ayant pas d’autres choix, ils utilisent très souvent Microsoft Excel pour les bonnes raisons suivantes :

  1. Rapidité : logiciel peu gourmand en ressources et rapide d’exécution

  2. Liberté d'action : Excel permet une très grande flexibilité pour tout type de données (images, tableaux, graphiques, listes)

  3. Disponibilité : Excel est peu coûteux, très répandu et facile d’accès

  4. Sélections multiples de données : pas de fenêtres à ouvrir pour chaque intervention comme les grands logiciels du style Oracle

  5. Gestion par un simple fichier : pas de serveur nécessaire ni d’application lente et distante

  6. Portabilité : données faciles à transporter pour travailler n'importe où

  7. Facilité à transférer l’information : importation de données de toute provenance


La réalité et les conséquences qu’on oublie souvent :

  1. Les nouveaux gestionnaires qui entrent en poste sont très souvent engagés lorsque leur prédécesseur a quitté l'entreprise. Les fichiers Excel ne sont donc pas transférés au nouveau et ce dernier recommence ainsi l'ingénierie réalisée par son prédécesseur. Il y a ainsi une quantité incalculable de perte de temps et d'efficacité avant que le nouveau ne devienne aussi fonctionnel que l’ancien.

  2. Les informations voyagent d’une entreprise à l’autre très facilement grâce au roulement de personnel.

  3. Il y a plusieurs gestionnaires qui recopient des données d'un logiciel à l'autre pour les gérer dans Excel et générer leur rapports, classer leurs informations par eux-même. Le manque de flexibilité des logiciels et leur lourdeur, trop de fenêtres à cliquer ou un manque de vitesse des applications encouragent donc l’utilisation d’Excel.

  4. Les employés conçoivent des fichiers Excel croyant qu'ils sont les seuls à avoir besoin de ces informations et inconsciemment, ne réalisent pas à quel point leur document peut devenir important. L’information à l’intérieur de ces documents pourrait être utile à plusieurs et même créer des liens vers d’autres données qui pourraient être en inter-relation.

  5. Les employés attendent que le fichier partagé se libère pour pouvoir y entrer des données. (Problèmes de lecture seule!)

  6. Étant donné le manque de structure commune, les gens se créent des raccourcis et lorsque les gens renomment le fichier, tous les raccourcis ne fonctionnent plus.

  7. Les fichiers sont classés dans une structure de dossiers réseau complexe et désordonnée.

  8. Les restrictions d'accès empêchent l'avancement du travail : le manque de liberté dans les logiciels pousse les gens à l’utilisation d’Excel.


Réalité des entreprises

Faites l’exercice de relever tous les fichiers Excel qu'utilisent vos employés et gestionnaires!

Vous serez surpris à quel point il y a beaucoup d'information qui traîne un peu partout et qui pourrait être utile à tous!

Inconvénients :

  1. Travail en silo : les gens entrent beaucoup d'informations dans leurs fichiers qui pourraient être utiles à d'autres personnes

    1. Liste d'employés

    2. Liste d'équipements et ses fiches techniques

    3. Cédule de production de fromage complexe et inefficace

    4. Gestion de projets

  2. Impossible de travailler à plus d'un en même temps dans le même fichier.

  3. Sur-utilisation d'Excel :

    1. il est maintenant employé à toutes les sauces :

      1. Formulaires complexes et peu lisible

      2. Gestion d'entretien d'équipements

      3. Création de listes et de numéros séquentiels (gros problème de création de doublons)

      4. Manque de rigueur dans les structures (manque de standards, de références)

      5. Utilisation de cellules non-appropriée pour classer des données (les types de données sont mal regroupés, plusieurs informations dans une même cellule)

      6. Trop grande quantité d’information : certains fichiers sont carrément des bases de données avec beaucoup d’informations

      7. Fiches de cadenassage (peut même être dangereux car risque de doublons)

      8. Enregistrement des données de comportement des employés

      9. Données de calibration d'instruments (chaque fiche de calibration est créé par un fichier Excel)

      10. Numérotation de portes et locaux mal géré et non dynamique avec les plans usine (les numéros séquentiels sont éparpillés sur un plan alors il devient ardu de trouver le prochain numéro libre en lisant un plan d'usine ou en essayant de trouver le bon fichier Excel qui contient les informations nécessaires)


Faites l’exercice de relever tous les fichiers Excel qu'utilisent vos employés et gestionnaires! Vous serez surpris à quel point il y a beaucoup d'information qui traîne un peu partout et qui pourrait être utile à tous. Dans la courte période que passe un employé dans une entreprise, ces données se perdent très rapidement.


Tant que les logiciels ne font pas la gestion rapide et efficace, les gens vont continuer d'utiliser Excel à souhait et créer ainsi plusieurs sources de données non accessible aux autres.

Sur-utilisation d’Excel généralisée

  1. Pertes de temps et d’argent exponentielles. Toutes les données nécessitant une modification demanderont une ouverture de tous les fichiers un à la fois. Il est impossible de modifier les listes communes, les logos, à ces milliers de fichiers simultanément.


  1. Le risque de créer des doublons est présent et survient très souvent.


  2. Les informations des équipements ne sont pas à jour.


  3. Dans les applications de sécurité, cela représente un risque d’erreur.


  1. Si une mise à jour est nécessaire sur une en-tête, un logo ou quelque chose de répétitif qui est commun à plusieurs fichiers, une personne devra encore modifier tous les fichiers pendant des semaines.



Conséquences

1- Faire du ménage!

    1. Rassembler les informations éparpillées des fichiers Excel de tous les employés (même les opérateurs ont parfois leurs propres fichiers!).

    2. Uniformiser les données, centraliser dans un seul fichier Excel.

    3. Conscientiser TOUS les employés aux bonnes pratiques de gestion pour éviter de recommencer l’exercice.

    4. Détruire le plus de fichiers Excel possible.

    5. Faire la liste de vos outils actuels et définir leur utilité, documenter et publier les informations à tous de votre stratégie.


2- Monter une base de données qui répond aux besoins de tous.

Que ce soit dans Access, SQL Server ou autres, l’important est de retenir que la centralisation de l’information est primordiale pour l’efficacité et la performance des entreprises.

    1. S’assurer de trouver les bons outils qui répondront aux besoins de tous.

    2. Utiliser le moins de systèmes possible.

    3. Relier correctement les données entres elles.

    4. Donner accès aux informations à tout le monde (restreindre au minimum sinon les gens recommenceront à utiliser leurs données avec Excel ou autre).

    5. Développer des interfaces rapides et efficaces selon les besoins des utilisateurs. Les consulter serait une excellente idée!


3- Informer les gens, rassurer

La plupart des gens ont peur de l’inconnu (des bases de données entre autres) et préfèrent conserver leur fichiers Excel. Ce comportement est un frein à l’évolution de l’entreprise et cette mentalité doit cesser le plus tôt possible dans un contexte économique fragile et en constante compétition. La survie économique de l’entreprise passe par ces gains en efficacité et donnera la chance à tous d’occuper leur temps à de vraies préoccupations de production ou de satisfaction de leurs clients.


Solutions Hexcode peut vous créer un système personnalisé selon vos besoins spécifiques ou vous recommander l’utilisation du système approprié à vos besoins.

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